Egy munkatárs kiléptetése nem ér véget a céges laptop visszavételével és a postafiók letiltásával. A távozó kolléga hozzáférhetett a Microsoft 365-höz, közös fájlokhoz, üzleti alkalmazásokhoz, ügyféladatokhoz, közösségi oldalakhoz és külső partneri felületekhez is.

Ha a céges hozzáférések megszüntetése nem dokumentált folyamat alapján történik, könnyen aktívak maradhatnak olyan felhasználói fiókok, megosztások és bejelentkezések, amelyekről később már senki sem tud.

Egy kilépő munkatárs informatikai hozzáféréseinek lezárása ezért nem egyszerű adminisztráció. A cég adatainak, rendszereinek és napi működésének védelméről van szó.

A céges laptop visszaadása nem szünteti meg a hozzáféréseket

A céges laptop visszavétele fontos része a kiléptetésnek, de önmagában nem old meg mindent.

A munkatárs használhatta a céges rendszereket telefonról, táblagépről, otthoni számítógépről vagy egyszerűen egy böngészőből is. Előfordulhat, hogy a vállalati levelezés még be van állítva egy saját mobiltelefonon, vagy valamelyik üzleti alkalmazás továbbra is bejelentkezve maradt egy másik eszközön.

Egy aktív munkamenet bizonyos esetekben akkor is megmaradhat, ha a felhasználó már nem ismeri az aktuális jelszót. Ezért a jelszó megváltoztatása önmagában nem feltétlenül jelenti minden hozzáférés megszüntetését.

A kiléptetés során azt is ellenőrizni kell, hogy a felhasználó milyen eszközökről, alkalmazásokból és böngészőkből érhette el a céges adatokat.

Mi történik a Microsoft 365-fiókkal?

A céges postafiók az egyik legfontosabb hozzáférés, de általában nem az egyetlen.

A Microsoft 365 környezetben ugyanahhoz a felhasználói fiókhoz kapcsolódhat a levelezés, a Teams, a OneDrive, a SharePoint és több más szolgáltatás. A kolléga különböző csoportok tagja lehetett, közös postaládákhoz férhetett hozzá, dokumentumokat oszthatott meg, vagy külső partnerekkel dolgozhatott együtt.

A megfelelően kialakított Microsoft 365 bevezetés és üzemeltetés segít abban, hogy a felhasználói fiókok, licencek, csoporttagságok és hozzáférések rendezett módon követhetők és zárhatók legyenek.

Kilépéskor ezért nem elég csak azt ellenőrizni, hogy működik-e még az e-mail-fiók.

Fontos kérdés az is, hogy:

  • megmaradtak-e aktív bejelentkezések,
  • ki kapja meg a folyamatban lévő levelezést,
  • szükség van-e automatikus válaszra,
  • ki fér hozzá a korábbi levelekhez,
  • mi történik a naptárbejegyzésekkel,
  • mely csoportokban és Teams-csapatokban szerepelt a felhasználó,
  • milyen közös postaládákhoz volt hozzáférése,
  • és hol maradtak a munkájához kapcsolódó fájlok.

Ezeket nem akkor kell kitalálni, amikor egy ügyfél már hiába vár válaszra, vagy senki sem találja egy folyamatban lévő ügy előzményeit.

Mi történik a kilépő munkatárs OneDrive-fájljaival?

A kollégák gyakran a saját OneDrive-területükön dolgoznak. Itt lehetnek ajánlatok, kimutatások, szerződéstervezetek, ügyfélanyagok, belső jegyzetek és más fontos üzleti dokumentumok.

Kilépéskor nem elegendő feltételezni, hogy minden fontos fájl a közös mappában van.

Meg kell vizsgálni, milyen üzleti adatok találhatók a felhasználó saját tárhelyén, ki lesz ezek új felelőse, és mely dokumentumokat kell áthelyezni egy közösen kezelt területre.

Ha ez elmarad, később olyan helyzet alakulhat ki, hogy mindenki tudja, létezik egy fontos dokumentum, de senki sem tud hozzáférni. Rosszabb esetben a fájl csak akkor kezd hiányozni, amikor már sürgősen szükség lenne rá.

A megfelelő fájlátadás nem egyszerű másolás. A dokumentumok új helyét, tulajdonosát és kezelési módját is egyértelművé kell tenni.

A közösen használt jelszavak külön kockázatot jelentenek

Sok kisebb vállalkozásnál még mindig előfordul, hogy egyes rendszereket közös felhasználónévvel és jelszóval használnak.

Ilyen lehet például:

  • egy közösségi oldal kezelőfelülete,
  • egy weboldal adminisztrációs felülete,
  • egy beszállítói portál,
  • egy domain- vagy tárhelyszolgáltatói fiók,
  • egy kamerarendszer,
  • egy hálózati eszköz,
  • egy hirdetési fiók,
  • vagy valamelyik ritkábban használt üzleti alkalmazás.

Ha a távozó kolléga ismerte a közös jelszót, a saját felhasználói fiókjának letiltása semmit sem változtat ezen. A közös hozzáférés továbbra is használható marad.

Ilyenkor nemcsak jelszót kell cserélni. Azt is fel kell mérni, hogy kik használják még az adott fiókot, hol van eltárolva a hozzáférés, és lehet-e személyhez kötött felhasználói fiókokra váltani.

A közös jelszavaknál később azt is nehéz megállapítani, hogy valójában ki, mikor és milyen változtatást végzett.

A külső alkalmazásokról könnyű megfeledkezni

Egy munkatárs a napi munkája során nemcsak a cég központi informatikai rendszerét használhatja.

Lehet hozzáférése CRM-rendszerhez, számlázóprogramhoz, projektkezelőhöz, hírlevélküldőhöz, grafikai szolgáltatáshoz, felhőtárhelyhez, ügyfélportálhoz, hirdetési fiókhoz vagy más online alkalmazáshoz.

Ezeket a hozzáféréseket sokszor nem az informatikai szolgáltató, hanem egy vezető, egy másik kolléga vagy maga a felhasználó hozta létre. Emiatt könnyen kimaradhatnak a kiléptetési folyamatból.

Különösen problémás lehet, ha egy céges szolgáltatást a kolléga saját e-mail-címével regisztrált. Ilyenkor előfordulhat, hogy a vállalkozás fizeti az előfizetést, de a fiók tényleges kezelése a távozó munkatárshoz kötődik.

Ezért fontos, hogy a vállalkozás nyilvántartsa a használt rendszereket, azok üzleti tulajdonosait, adminisztrátorait és jogosult felhasználóit.

Nemcsak a hozzáféréseket, hanem a felelősségeket is át kell adni

Egy kilépő kolléga nemcsak fájlokat és felhasználói fiókokat hagy maga után.

Lehettek olyan feladatai, amelyek rendszeresen az adott munkatárshoz érkeztek. Jóváhagyhatott kérelmeket, kezelhetett közös postaládát, fogadhatott rendszerértesítéseket, vagy ő lehetett egy üzleti alkalmazás egyetlen adminisztrátora.

Ha ezek a felelősségek nem kerülnek át másik munkatárshoz, a folyamatok észrevétlenül megállhatnak.

Egy ideig talán senkinek sem tűnik fel, hogy:

  • nem érkeznek meg valahová az értesítések,
  • senki sem hagy jóvá egy kérelmet,
  • nincs, aki kezelje az új felhasználókat,
  • egy lejáró előfizetésről csak a volt kolléga kap figyelmeztetést,
  • egy fontos rendszernek nem maradt adminisztrátora,
  • vagy egy külső partner továbbra is a távozott munkatársat keresi.

A megfelelő informatikai kiléptetés ezért nem kizárólag hozzáférés-megvonás. A munkakörhöz kapcsolódó digitális felelősségeket is át kell adni.

Céges laptop, telefon és egyéb eszközök visszavétele

A laptop mellett céges telefon, táblagép, belépőkártya, külső adattároló, biztonsági kulcs vagy más eszköz is lehet a munkatársnál.

A visszavételt érdemes nyilvántartás alapján elvégezni, nem pedig emlékezetből.

Az eszköz átvétele után azt is el kell dönteni, hogy mi történjen a rajta található adatokkal. Lehet rajta olyan üzleti információ, amelyet meg kell őrizni vagy át kell adni. Az eszközt csak ezután érdemes előkészíteni a következő felhasználó számára.

Az sem jó megoldás, ha a következő kolléga egyszerűen ugyanazzal a felhasználói profillal kapja meg a számítógépet. Minden munkatársnak saját, személyhez kötött hozzáférésekkel kell dolgoznia.

Ehhez természetesen azt is tudni kell, hogy pontosan milyen céges eszközök vannak használatban, kinél találhatók, és milyen állapotban vannak.

A központi Microsoft Intune bevezetés és üzemeltetés segít átláthatóan kezelni, hogy melyik eszközt ki használja, milyen vállalati beállítások vonatkoznak rá, és mi történjen vele a munkatárs távozásakor.

Mikor kell letiltani a kilépő munkatárs hozzáféréseit?

A megfelelő kiléptetés nem azt jelenti, hogy az informatikai hozzáféréseket minden előkészítés nélkül azonnal meg kell szüntetni.

Ha a letiltás az adatátadás előtt történik meg, a kollégák hirtelen elveszíthetik a hozzáférést fontos dokumentumokhoz, naptárbejegyzésekhez vagy levelezésekhez. Ha viszont a hozzáférések a szükségesnél tovább aktívak maradnak, az biztonsági kockázatot jelenthet.

Ezért az informatikai kiléptetést össze kell hangolni a vezetővel, a HR-rel és az érintett munkatársakkal.

Előre tisztázni kell:

  • mikor szűnjenek meg a hozzáférések,
  • mely adatokat kell átadni,
  • ki veszi át a levelezést és a feladatokat,
  • milyen eszközöket kell visszavenni,
  • mi történjen a beérkező üzenetekkel,
  • és van-e olyan különleges üzleti rendszer, amelyet az általános folyamat nem fed le.

Egy előre megtervezett munkatársi kiléptetés egyszerre védi a céget és segíti a zavartalan átadást.

Ki felel az informatikai kiléptetésért?

Az egyik leggyakoribb probléma, hogy a kiléptetés feladatai több ember között oszlanak meg, de nincs egyértelmű felelőse a teljes folyamatnak.

A HR lezárja a munkaviszonyt. A vezető átveszi a feladatokat. Az informatika letiltja a postafiókot. Egy kolléga visszaveszi a laptopot. Valaki megváltoztat néhány közös jelszót.

Külön-külön mindenki elvégzi a saját feladatát, mégsem biztos, hogy a teljes folyamat hiánytalanul lezárult.

Ezért szükség van egy egységes kiléptetési listára, amely tartalmazza a szükséges lépéseket, a felelősöket és az elvégzés visszaigazolását.

A lista nem azért fontos, mert minden kilépés egyforma. Azért fontos, hogy az alapvető ellenőrzési pontok akkor se maradjanak ki, ha a távozás váratlan vagy sürgős körülmények között történik.

Milyen egy biztonságos informatikai kiléptetési folyamat?

Egy átgondolt kiléptetési folyamat nem a munkatárs utolsó munkanapján kezdődik.

A szükséges információkat lehetőség szerint előre össze kell gyűjteni. Fel kell mérni a felhasználói fiókokat, eszközöket, csoporttagságokat, közös hozzáféréseket, üzleti adatokat és felelősségi köröket.

A munkaviszony lezárásakor a hozzáféréseket a meghatározott időpontban meg kell szüntetni, az aktív bejelentkezéseket le kell zárni, az eszközöket vissza kell venni, az adatokat pedig át kell adni a kijelölt kollégáknak.

Ezt követően azt is ellenőrizni kell, hogy nem maradt-e aktív fiók, licenc, külső hozzáférés vagy gazdátlan üzleti folyamat.

A kiléptetés végén egyértelműen láthatónak kell lennie annak, hogy:

  • a volt munkatárs már nem fér hozzá a céges rendszerekhez,
  • a szükséges üzleti adatok megmaradtak,
  • a feladatoknak és rendszereknek van új felelősük,
  • a céges eszközök visszakerültek,
  • a feleslegessé vált licencek felszabadultak,
  • a közösen használt jelszavakat szükség esetén megváltoztatták,
  • és a kiléptetés minden lépése dokumentálva lett.

Ne az utolsó munkanapon kelljen kitalálni a folyamatot

A kilépő kollégák hozzáféréseinek kezelése nem bizalmi kérdés.

Nem arról szól, hogy a cég feltételez-e rossz szándékot. A felhasználói fiókok, üzleti adatok és jogosultságok rendezett lezárása ugyanúgy a normális működés része, mint a céges eszközök visszavétele vagy a feladatok átadása.

Egy jól kialakított folyamat védi a vállalkozás adatait, csökkenti a félreértéseket, és biztosítja, hogy a munka a kolléga távozása után is folytatódhasson.

A professzionális IT-üzemeltetés nemcsak a napi hibák kezel belépő és kilépő munkatársak hozzáféréseinek, eszközeinek és üzleti adatainak rendezett kezelése is a folyamatos működés része.

Ha egy kilépésnél minden alkalommal újra kell gondolni, mit kell letiltani, hol lehetnek a fájlok, és milyen eszközöket kell visszakérni, akkor nem a távozó munkatárs jelenti az egyetlen kockázatot. Maga a rendezetlen folyamat is az.

A céges hozzáféréseknek nemcsak létrehozási dátumuk kell, hogy legyen. Rendezett és ellenőrizhető lezárásuknak is.